Ceredigion County Council website

Mae ymdrin â gwybodaeth bersonol gan Gyngor Sir Ceredigion yn bwysig iawn er mwyn darparu ein gwasanaethau a chynnal hyder y cyhoedd.

Data personol yw unrhyw ddata sy’n ymwneud â pheron y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol o’r wybodaeth. Mae’r termau ‘ gwybodaeth’ a ‘data personol’ yn cael eu defnyddio trwy gydol yr hysbysiad preifatrwydd hwn ac mae ganddynt yr un ystyr.

Felly, mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i lunio i egluro mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud gyda'ch data personol.

Y dibenion yr ydym yn defnyddio eich data personol ar eu cyfer

Mae tîm Dysgu a Datblygu Cyngor Sir Ceredigion yn gyfrifol am ddarparu, cyflwyno, cofnodi ac adrodd am hyfforddiant, ynghyd â cheisiadau panel cymwysterau a gweinyddu. Er mwyn cyflawni'r swyddogaethau hyn, ac i sicrhau eich bod yn gymwys i gael hyfforddiant a/neu gais am gymwysterau, rhaid i ni gasglu, a phrosesu data personol fel y nodir yn yr hysbysiad isod.

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio i:

• Ofyn a gweinyddu eich lle ar gyrsiau hyfforddi – rhithwir ac wyneb yn wyneb
• Creu cyfrif defnyddiwr ar ein System Rheoli Dysgu (LMS)
• Cynnig cymorth i ddysgwyr, meysydd gwasanaeth, cyflenwyr gwasanaethau allanol, mudiadau gwirfoddol ac ati.
• Cynnal cofnodion hyfforddiant
• Gweinyddu a chyflwyno ceisiadau am gymhwyster
• Gweinyddu a phrosesu lleoliadau gwaith myfyrwyr
• Rheoli ansawdd data

Y sail gyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth yw

Mae Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR) yn ei gwneud yn ofynnol i amodau penodol gael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn gyfreithlon. Mae'r amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(a) Caniatâd: rydych wedi rhoi caniatâd clir i ni brosesu eich data personolat ddiben penodol. Er enghraifft, lle rydym yn gofyn am ddefnyddio ffotograff ohonoch ihyrwyddo ein cyrsiau. Pan fyddwch yn rhoi eich caniatâd, mae gennych yr hawl i'wddileu ar unrhyw adeg
• Erthygl 6 (1)(c) Rhwymedigaeth Gyfreithiol: mae'r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i nigydymffurfio â'r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau cytundebol). Er enghraifft, panfydd gofyn i ni rannu gwybodaeth â darparwyr hyfforddiant allanol neu fyrddaucymwysterau; neu mae'n ofynnol i ni rannu gwybodaeth gydag awdurdodau rheoleiddio
• Erthygl 6 (1)(e) Tasg Gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni gyflawnitasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasgneu'r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith. Er enghraifft, pan ofynnir i ni brosesu eich datayn unol â'n rhwymedigaethau cyfreithiol i gydymffurfio â Deddf Iechyd a Diogelwch yn yGwaith (1974). Gall enghreifftiau eraill gynnwys prosesu data personol i greu cyfrifondefnyddwyr ar gyfer staff sefydliadau allanol sy'n derbyn ffurflen hyfforddiant a deliramdani drwy gyllid grant

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen mwy oddiogelwch. Mae hyn yn cael ei ystyried yn 'ddata categori arbennig' a gallai gynnwysgwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neuathronyddol neu aelodaeth undebau llafur a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd abywyd rhyw a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu'r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol amresymau:

• Erthygl 9 (2)(g) - Budd Cyhoeddus Sylweddol: mae'r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i nigydymffurfio â'r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau cytundebol). Er enghraifft: Llegallwn gasglu a phrosesu eich data personol i gydymffurfio â'n rhwymedigaethaucyfreithiol o dan Ddeddf Cydraddoldeb (2010) neu Ddeddf Iechyd a Diogelwch yn yGwaith (1974).

Pa fath o wybodaeth rydym yn ei defnyddio?

Efallai y byddwn yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch chi i ddarparu eingwasanaethau, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Rhif/rhifau ffôn cyswllt
• Cyfeiriad e-bost
• Manylion cyflogwyr
• Rôl bresennol
• Delweddau/ffotograffau
• Cenedligrwydd
• Ethnigrwydd
• Cyflyrau a hanes meddygol

Ydyn ni'n defnyddio gwybodaeth o ffynonellau eraill?

Rydym yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth yn uniongyrchol gennych chi, ond efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Eich rheolwr / person penodedig
• Prifysgolion
• Meysydd gwasanaeth eraill y Cyngor
• Awdurdodau Lleol eraill

Trosglwyddo eich data dramor

Rydym yn defnyddio amrywiaeth o feddalwedd i brosesu ein dogfennau/cofnodion electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu eich gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei gynnal ar weinyddion y tu mewn a'r tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE sy'n ddarostyngedig i'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Ni fydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo y tu allan i'r UE.

Gyda phwy y gall eich gwybodaeth gael ei rhannu?

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r derbynwyr canlynol yn dibynnu ar eich amgylchiadau i gyflawni ein rhwymedigaethau o dan ein contract gyda chi, neu er ein buddiannau cyfreithlon, bydd hyn yn cynnwys:

• Darparwyr hyfforddiant mewnol ac allanol
• Archwilio - mewnol ac allanol
• Meysydd gwasanaeth eraill y Cyngor
• Prifysgolion, Colegau Addysg Bellach a darparwyr cymwysterau
• Ein darparwr system rheoli dysgu
• Cyrff rheoleiddio
• Eich cyflogwr/sefydliadau allanol neu wirfoddol
• Darparwyr hyfforddiant allanol/ymgynghorwyr lle mae angen eu sgiliau arbenigol er mwyn cyflawni ein cyfrifoldebau cyfreithiol/hyfforddiant
• Darparwyr allanol sy'n ymwneud â chyflawni tasgau penodol ar ran y tîm Dysgu a Datblygu, er enghraifft arolygon ymgysylltu â staff, gwerthusiadau cwrs, dadansoddi anghenion hyfforddi ac ati.

Mae yna sefyllfaoedd penodol eraill hefyd lle mae'n bosibl y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, fel:

• Lle mae'n ofynnol i'r Cyngor ddarparu'r wybodaeth yn ôl y gyfraith
• Pan fydd angen datgelu'r wybodaeth er mwyn atal neu ganfod trosedd
• Lle mae datgelu er budd hanfodol y person dan sylw

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw yn unol â'n canllawiau cadw a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel, unwaith nad oes ei hangen mwyach. Gweler Hysbysiad Preifatrwydd Cyngor Sir Ceredigion i gael rhagor o fanylion am ein rheolau cadw.

Eich hawliau diogelu data

Mae gennych hawl i:

• Cael mynediad i'r data personol y mae tîm Dysgu a Datblygu Cyngor Ceredigion yn ei brosesu amdanoch chi
• Cael cywiro unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn (wedi'i chywiro)
• Tynnu'ch caniatâd yn ôl i'r prosesu, lle mai dyma'r unig sail ar gyfer prosesu
• Gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), y corff annibynnol yn y DU sy'n diogelu hawliau gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd gennych hawl i:

• Gwrthwynebu prosesu eich data personol
• Dileu eich data personol
• Cyfyngu ar brosesu eich data personol
• Cludadwyedd data (trosglwyddo eich data personol i sefydliad arall mewn modd addas ac amserol)

Manylion cyswllt

Am fwy o wybodaeth am yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data, Ceredigion County Council, Rhodfa Padarn, Aberystwyth, SY23 3UE neu e-bostiwch data.protection@ceredigiong.gov.uk.